Privacy Policy

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è Florence Concierge & Relocation Srls, Via Vasco de Gama 137, 50127 Firenze (FI), C.F./P. IVA 07554860481, REA FI-711619. Baggage Flow è un marchio della società.

Contatto per le richieste privacy: amministrazione@florenceconcierge.eu.

2. Quali dati trattiamo

• dati identificativi e di contatto: nome, cognome, email, telefono/WhatsApp, lingua preferita;
• dati della richiesta: date, numero e tipologia di bagagli o beni, punti e indirizzi di ritiro e riconsegna, servizio richiesto, urgenza e note;
• fotografie o documenti eventualmente allegati volontariamente;
• dati operativi generati durante il servizio: codici cliente/prenotazione/bagaglio, QR e identificativi tecnici, stati, movimenti, conferme di ritiro e riconsegna, anomalie;
• dati di pagamento limitati a importo, esito, data e identificativi di transazione/sessione; i dati completi della carta sono gestiti dal provider di pagamento;
• dati e metadati delle comunicazioni email e WhatsApp necessarie al servizio;
• dati tecnici di navigazione e log di sicurezza del sito e della web app.

Gli allegati sono facoltativi. Ti chiediamo di non inviare documenti o informazioni non pertinenti e di non inserire dati particolari o sensibili se non strettamente necessari.

3. Finalità e basi giuridiche

Richiesta e preventivo

Per verificare disponibilità, fattibilità e prezzo. Base giuridica: misure precontrattuali richieste dall'interessato.

Prenotazione ed esecuzione del servizio

Per pagamento, custodia, ritiro, riconsegna, assistenza, comunicazioni operative e gestione di eventuali anomalie. Base giuridica: esecuzione del contratto.

Obblighi amministrativi, fiscali e legali

Per adempiere agli obblighi previsti dalla normativa. Base giuridica: obbligo legale.

Sicurezza e tutela dei diritti

Per proteggere sistemi e servizi, prevenire abusi o duplicazioni e gestire contestazioni. Base giuridica: legittimo interesse del Titolare.

Marketing e misurazione pubblicitaria

Nella pagina di richiesta può essere utilizzato Meta Pixel esclusivamente dopo il consenso dell'utente. Base giuridica: consenso, revocabile in ogni momento tramite “Gestisci cookie”.

I dati inseriti nel modulo non vengono utilizzati per marketing diretto senza una base giuridica autonoma e, quando necessario, un consenso separato.

4. Conferimento dei dati

I dati indicati come obbligatori sono necessari per gestire la richiesta e, se confermata, il servizio. La mancata comunicazione può impedire la formulazione del preventivo o l'esecuzione della prestazione. Gli allegati sono facoltativi.

5. Destinatari e fornitori

Nei limiti necessari alle finalità indicate, i dati possono essere trattati da personale e collaboratori autorizzati e da fornitori tecnici. In particolare, il servizio utilizza o può utilizzare:

• Aruba per hosting e infrastruttura web;
• Airtable per database operativo, interfacce e automazioni;
• Stripe per checkout, pagamenti, webhook e rimborsi;
• PayPal e/o SumUp quando utilizzati come canali di pagamento;
• Twilio e WhatsApp Business / Meta per comunicazioni operative WhatsApp;
• provider di posta elettronica per conferme e comunicazioni;
• consulenti amministrativi, fiscali, legali o tecnici e soggetti logistici, nei limiti delle informazioni necessarie.

A seconda del servizio e dei relativi termini, tali soggetti possono operare come responsabili del trattamento, sub-responsabili o titolari autonomi.

6. Trasferimenti fuori dallo SEE

Alcuni fornitori tecnologici possono trattare o rendere accessibili dati anche da Paesi esterni allo Spazio Economico Europeo. In tali casi il trasferimento avviene nel rispetto degli artt. 44 e seguenti del GDPR, sulla base di una decisione di adeguatezza o di altre garanzie previste dalla normativa, incluse le clausole contrattuali standard quando applicabili.

7. Conservazione

Applichiamo criteri di conservazione collegati alla finalità del trattamento:

• le richieste non trasformate in prenotazione sono conservate solo per il tempo necessario a gestire la richiesta, gli eventuali follow-up direttamente collegati e possibili contestazioni, quindi eliminate o anonimizzate quando non più necessarie;
• i dati operativi della prenotazione, dei bagagli, dei ritiri e delle riconsegne sono conservati per il periodo necessario all'esecuzione del servizio e successivamente per il tempo richiesto dalla tutela contrattuale e da eventuali obblighi di legge;
• la documentazione amministrativa, fiscale e contabile viene conservata per i termini previsti dalla legge, normalmente fino a 10 anni quando applicabile;
• gli allegati facoltativi sono conservati solo finché utili alla valutazione, all'esecuzione o alla gestione di eventuali contestazioni;
• i log tecnici e di sicurezza sono conservati secondo le esigenze di sicurezza e le policy dei fornitori coinvolti.

8. Decisioni automatizzate

Le automazioni utilizzate per preventivi, notifiche, stati e flussi operativi non sono finalizzate ad adottare decisioni esclusivamente automatizzate che producano effetti giuridici o analogamente significativi sull'interessato.

9. Diritti dell'interessato

Nei casi previsti dal GDPR puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità dei dati e opporti al trattamento. Quando un trattamento si basa sul consenso, puoi revocarlo in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente.

Le richieste possono essere inviate a amministrazione@florenceconcierge.eu. Resta fermo il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

10. Cookie e strumenti di tracciamento

Per informazioni su cookie, local storage, Meta Pixel e gestione delle preferenze consulta la Cookie Policy. Puoi modificare la scelta in qualsiasi momento tramite Gestisci cookie.